Mon système d’organisation : ZTD (Zen To Done)

J’utilise, pour structurer un peu mes projets, un « système« , un ensemble d’habitudes, de règles et de méthodes pour m’y retrouver et être efficace dans ce que je fais. Après quelques expérimentations dont je tairai les résultats, j’ai découvert Zen To Done.

ZTD (Zen To Done , voir ici pour une description plus détaillée) est une variante simplifiée de GTD (Getting Things Done ©). GTD ressemble un peu à ce qu’on appelle une « usine à gaz », mais ZTD (notamment le système simplifié) est aisé à mettre en place, peu contraignant, et efficace.

Les outils :

• Un carnet Moleskin
• Un mini porte-mine
• Quelques fiches cartonnées
• Un bac pour le courrier
• Quelques classeurs

Collecter

Un des principes du ZTD est de collecter les nouvelles idées, documents, actions, dans des boites de réceptions (« inbox ») bien définies, et limitées en nombre. Une fois toutes ces informations collectées, on peut les oublier tranquillement. Cela permet de ne plus stresser à essayer de ne rien oublier (et de finir quand même par oublier quelque chose).

En guise d’inboxes j’utilise :

• le carnet : j’y note mes idées, les différentes actions pour mes projets en cours, des choses à faire dans le futur
• le bac à courrier : j’y regroupe tout mon courrier (papier) sans le trier.
• une unique boite email : grace aux comptes mails qui offrent un énorme espace de stockage, il est possible de rediriger tout ses emails vers la même boite de reception (et souvent même, de les classer automatiquement selon le compte mail d’origine).

Traiter

Le second « process » de ZTD est le traitement des informations collectées précédement dans les inboxes. « Traiter » signifie :

• Passer en revue les inboxes : Dans mon cas, le carnet le matin, le bac à courrier le soir, et l’email en journée. J’en profite pour effacer les idées qui ne font plus sens à tête reposée, les emails indésirables/peu important, les publicités.
• Traiter les petites tâches : Si celles ci prennent moins de 2 minutes, je le fais dans la foulée (répondre à un mail, payer une facture en ligne, passer un coup de fil, etc…).
• Archiver les informations : Certaines informations n’ont pas besoin d’action immédiate (un plan d’accès pour une conférence, un reçu de paiement, etc…). Dans ce cas, je les archive et n’y pense plus jusqu’à en avoir besoin.
• Ajouter les actions à la « ToDo List » : Les points qui nécessitent une action sont ensuite noté dans une liste pour être planifiés et au final… réalisés (car, ne l’oublions pas, c’est le but).

Planifier

L’étape suivante est de planifier les tâches à effectuer chaque journée. Se fixer 3 tâches par jour est une bonne pratique. Chaque matin (ou chaque soir pour le lendemain), je prend trois tâches qui me paraissent réalisable dans la journée et je les note dans la seconde partie du carnet.

Faire

A chacun ensuite de trouver le temps, de couper les distractions, et de faire ce qu’il a à faire. En ce qui me concerne, j’utilise une méthode appellée le « Time Boxing« . Cela consiste à se fixer une limite de temps raisonnable (45 minutes à 1 heure, mais cela dépend de l’ampleur de la tâche) durant laquelle on se consacre à 100% à la tâche en cours. En général, on est tellement pris dans la tâche en cours que l’on dépasse allégrement le temps alloué.

Il s’agit d’une version minimale de ZTD. Cependant cette version, sans être envahissante, permet d’être productif. De plus, pas besoin d’acheter un livre ou un ebook. Les informations principales sont gratuites et disponibles sur Zen Habits.

Crédit Photo : vas0707